KABARWAKATOBI.COM, WANGI-WANGI-Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Wakatobi, Sulawesi Tenggara (Sultra) melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan setempat menyelenggarakan sosialisasi pedoman tata naskah dinas.
Kegiatan itu mensosialisasikan Peraturan Bupati Wakatobi (Perbup) Nomor 34 tahun 2023 tentang pedoman tata naskah dinas di lingkungan Pemkab Wakatobi di aula kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Jumat (13/12/2024).
Asisten III Bidang Administrasi Umum Ahmad menyampaikan, kehadiran sejumlah perwakilan organisasi perangkat daerah (OPD) menjadi bukti nyata komitmen dan keseriusan dalam meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi pemerintahan di daerah.
“Sosialisasi pedoman tata naskah dinas ini merupakan langkah strategis dan krusial dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) dan bersih (Clean Governance),” ujarnya.
Administrasi pemerintahan yang efektif dan efisien, kata dia, merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan, dan pelayanan kepada masyarakat. Tata naskah dinas yang baik dan benar menjadi pondasi penting dalam mencapai tujuan tersebut.
Dalam era digitalisasi dan perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat, pengelolaan administrasi pemerintahan tidak dapat lagi dilakukan secara manual dan konvensional.
“Kita dituntut untuk mampu beradaptasi dan memanfaatkan teknologi informasi untuk mempermudah, mempercepat, dan meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi. Namun, di tengah kemajuan teknologi ini, kita tidak boleh melupakan pentingnya kaidah-kaidah dasar penulisan dan pengelolaan tata naskah dinas yang baik dan benar,” ungkapnya.
Menurutnya, pedoman tata naskah dinas tersebut hadir sebagai panduan yang komprehensif dan terpadu untuk memastikan konsistensi dan keseragaman dalam penyusunan dan pengelolaan naskah dinas di lingkungan Pemkab Wakatobi.
“Pedoman ini bukan sekadar kumpulan aturan formalitas belaka, melainkan merupakan instrumen penting untuk mewujudkan transparansi, akuntabilitas, dan efektivitas dalam penyelenggaraan pemerintahan. Naskah dinas yang tersusun secara sistematis, jelas, dan ringkas, akan memudahkan proses pengambilan keputusan, koordinasi antar instansi, dan penyampaian informasi kepada masyarakat,” katanya.
Ahmad melanjutkan, sebaliknya naskah dinas yang buruk akan menimbulkan kebingungan, kesalahpahaman, bahkan dapat menghambat jalannya roda pemerintahan.
“Sosialisasi ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang komprehensif mengenai Pedoman tata naskah dinas kepadaseluruh aparatur sipil negara (ASN) di lingkungan Pemkab Wakatobi. Sosialisasi ini diharapkan dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan dalam menyusun berbagai jenis naskah dinas, mulai dari surat resmi, nota dinas, laporan, hingga berbagai bentuk dokumen lainnya,” harapnya.
Asisten menerangkan, setiap naskah dinas yang dihasilkan akan memenuhi standar kualitas, baik dari segi isi, bahasa, maupun format penulisan.
“Saya juga mendorong pegawai kuta untuk aktif bertanya dan berdiskusi. Berikan masukan dan tanggapan yang konstruktif agar sosialisasi ini dapat berjalan secara interaktif dan bermanfaat bagi kita semua. Jangan ragu untuk menyampaikan kendala dan permasalahan yang dihadapi dalam penyusunan dan pengelolaan naskah dinas di instansi masing-masing,” tuturnya.
“Melalui diskusi yang terbuka dan konstruktif, kita dapat bersama-sama mencari solusi dan meningkatkan kualitas pengelolaan tata naskah dinas di Kabupaten Wakatobi.
Implementasi pedoman tata naskah dinas ini tidak hanya menjadi tanggung jawab bagian kesekretariatan atau bagian tata usaha saja, melainkan menjadi tanggung jawab seluruh ASN di lingkungan Pemkab Wakatobi,” sambungnya.
Dia menegaskan, setiap ASN harus memahami dan mampu menerapkan kaidah-kaidah penulisan dan pengelolaan naskah dinas yang baik dan benar dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.
“Keberhasilan ini diukur dari sejauh mana pemahaman dan penerapan Pedoman tata naskah dinas dalam praktik kerja sehari-hari. Saya berharap sosialisasi ini dapat meningkatkan kualitas penulisan dan pengelolaan naskah dinas di instansi masing-masing. Hasilnya akan terlihat dari meningkatnya efisiensi dan efektivitas kerja, terwujudnya transparansi dan akuntabilitas, serta peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat,” tegasnya.
Lebih lanjut Ahmad menjelaskan, dalam konteks pembangunan daerah, tata kelola administrasi yang baik merupakan pilar penting untuk mendukung tercapainya visi dan misi Pemkab Wakatobi. Dengan administrasi yang tertib dan sistematis, pemerintah dapat merencanakan program pembangunan secara terarah, mengelola anggaran secara efisien, dan memonitor pelaksanaan program secara efektif.
“Semua ini akan bermuara pada peningkatan kesejahteraan masyarakat. Manfaatkan kesempatan ini untuk meningkatkan kompetensi dan profesionalisme dalam pengelolaan tata naskah dinas. Mari kita bersama-sama membangun Kabupaten Wakatobi yang lebih baik melalui peningkatan kualitas administrasi pemerintahan.
Semoga sosialisasi ini dapat memberikan manfaat yang besar bagi kita semua,” tutupnya.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kerasipan Djafar menjelaskan, tata naskah dinas adalah aturan baku dalam menyusun dan menulis surat resmi untuk keperluan dinas.
Djafar menyebutkan, aturan itu mencakup format, struktur, dan kaidah bahasa yang harus dipatuhi untuk memastikan naskah yang profesional dan mudah dipahami.
“Mulai dari kejelasan, yakni mempromosikan komunikasi yang jelas dan mudah dipahami, sehingga pesan terkirim dengan tepat. Formalitas, yakni menjaga formalitas dan profesionalitas dalam komunikasi resmi, memperkuat citra lembaga. Konsistensi, yakni memastikan konsistensi dalam penulisan dan format surat, menciptakan standar yang sama di seluruh organisasi,” katanya.
Dia menerangkan, adapun jenis-jenis naskah dinas, pertama yaitu surat, surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan pesan formal, seperti surat edaran atau surat keputusan. Selanjutnya, memorandum yaitu surat internal yang digunakan untuk menyampaikan pesan penting di dalam organisasi, seperti memo tugas atau instruksi. Berikutnya laporan, yaitu dokumen yang berisi informasi terperinci tentang suatu kegiatan atau proyek, biasanya disusun secara sistematis.
Komponen Naskah Dinas, terdiri dari kop surat, identitas pengirim, seperti nama lembaga, alamat, dan nomor telepon.Tanggal, tanggal penulisan surat, ditulis dengan format yang jelas dan konsisten.
Lampiran, daftar dokumen yang disertakan dalam surat, jika ada.
Isi surat, pesan utama yang ingin disampaikan, dijabarkan secara jelas dan ringkas.
Sementara untuk penulisan naskah dinas, lanjut Djafar, pertama terdiri mulai dari perencanaan tentukan tujuan, isi, dan format surat sesuai dengan jenis dan tujuannya.
Kedua, penyusunan, tulis isi surat dengan bahasa resmi, tata bahasa yang benar, dan struktur yang logis. Ketiga revisi, periksa kembali isi surat untuk memastikan kejelasan dan keakuratannya sebelum dikirim.
“Penulisan naskah dinas bahasa yang sopan adalah, hindari bahasa yang kasar, informal, atau ambigu. Kejelasan dan keruntutan tulis dengan jelas, singkat, dan runtut agar mudah dipahami. Kesopanan dan Etika Perhatikan kesopanan dalam bahasa dan tata krama dalam penulisan. Kesimpulan, adalah tata naskah dinas penting untuk menjaga profesionalitas dan kejelasan komunikasi formal. Dengan memahami aturannya, kita dapat menyusun naskah dinas yang efektif dan mudah dipaadal,” pungkasnya. (ADM)
